Voordat u met Incasso kunt werken

image\ebx_-2030463582.gif

Related Topics Link Icon Procesinformatie  Concept Link IconVerwante onderwerpen

 

Voordat u facturen van uw debiteuren kunt gaan incasseren, moet u een aantal stamgegevens controleren en/of invoeren.

 

Betalingscondities

Als u werkt met incasso, is in het menu 'Onderhoud | Algemene gegevens | Basisgegevens', tabblad 'Betalingscondities' een kolom 'Incasso' beschikbaar. Selecteer dit veld voor die betalingscondities die u voor incasso wilt gebruiken.

U kunt een of meer speciale betalingscondities aanmaken die u gebruikt voor uw incassofacturen. Alle facturen met de geselecteerde betalingscondities worden getoond in het selectiescherm voor te incasseren facturen.

 Wanneer u besluit om een bepaalde 'incassofactuur' achteraf niet te incasseren, zal de bewuste factuur toch in het selectiescherm voor incassofacturen blijven verschijnen. U kunt dan met 'Wijzigen verkoopfacturen' de betalingsconditie van de factuur handmatig wijzigen in een conditie die niet geselecteerd is voor incasso. Van eenmaal geselecteerde incassofacturen kan de betalingsconditie niet meer worden gewijzigd.

 

U kunt een betalingsconditie voor incasso koppelen aan een debiteur. Deze conditie zal dan altijd standaard voorgesteld worden bij de facturering en bij verkooporders.

 

Stamgegevens debiteuren

Het selectiescherm voor incassofacturen neemt de IBAN en de BIC van de betreffende debiteur over uit de stamgegevens ('Onderhoud | Debiteuren') Voor niet-SEPA incasso's volstaat het oude bankrekeningnummer. U kunt tijdens het incasseren het nummer desgewenst nog wijzigen.

 

 

Tabblad 'Machtigingen'

Als u incasso's doet moet u bij alle incasso's zorgen dat u een Machtiging hiervoor hebt. Als u al met incasso werkte voordat u naar SEPA over gaat, zult u al bestaande machtigingen hebben. Deze kunt u gemakkelijk omzetten in machtigingen voor SEPA.

Unit4 Multivers XL kent vier soorten machtigingen:

U kiest zelf welke machtiging u gebruikt.

Per debiteur ziet u op dit tabblad welke machtiging(en) u van de debiteur hebt.

In de bedrijfsparameters geeft u aan welke soorten machtigingen u gebruikt.

 

 

Bankgegevens

In 'Onderhoud | Bankgegevens' is, wanneer u gebruik maakt van Incasso, het tabblad 'Incasseren' actief. Hier geeft u een directory op waar de incasso-opdrachten worden opgeslagen.

Het incasso-bestand wordt overschreven als u een nieuw incassobestand aanmaakt. Zorg er dus voor dat u na het aanmaken van een incasso-opdracht, het aangemaakte bestand verstuurt of verplaatst voordat u een volgende opdracht aanmaakt.

 

 

Beide formaten moeten op 'SEPA' staan en uw 'Incassant ID' van de bank moet ingevuld zijn. Deze ID wordt afgedrukt op uw machtigingen.

 

Incasso-omschrijving

Selecteer hier welk element u in het bankafschrift voor de debiteur wilt gebruiken.

Als in een factuur de referentie niet is ingevuld, wordt het betalingskenmerk genomen. Is dit ook niet beschikbaar zet Unit4 Multivers het factuurnummer in het bankbestand.

Bij het Incasseren ziet u in de kolom ‘Omschrijving’ default de referentie van de factuur staan, maar bij incasso’s kunt u opgeven welk element u in het bankafschrift wilt opnemen.

Als u bij het incasseren kiest voor ‘Omschrijving’, geeft u de omschrijving in de kolom ‘Omschrijving’ op in het scherm ‘Incasseren’.

.

Rapporten

U moet ook de datum van de incasso en het bedrag op de factuur afdrukken. En u kunt uw incassomachtiging van de debiteur afdrukken.

 

In de standaardrapporten van de facturen en verzamelfacturen zijn de bovenstaande gegevens al beschikbaar. Het gaat dan om de volgende formulieren:

• FACTUUR.QRP;

• FACTL.QRP;

• FACTACEU.QRP;

• FCTLZKRT.QRP;

• FCTRZKRT.QRP;

• DIENST.QRP;

• VERKORD.QRP;

• BALIEAC.QRP;

• BALIEFAC.QRP;

• VERZFACT.QRP;

• VDIENST.QRP;

• VVERKORD.QRP

 

Voor aangepaste formulieren zijn de betreffende input items beschikbaar

Als u werkt met uw eigen factuurlay-out, moet u de gegevens nog op uw eigen formulieren plaatsen.

Hiervoor zijn in de Report Builder de volgende Input items beschikbaar:

en

 

Als ‘INCASSODATUM’ wordt de 1e vervaldatum van de factuur genomen. Het input item ‘MACHTIGING’ toont het machtigingsnummer dat bij de debiteur is vastgelegd en is gebruikt in de factuur.

Het Input item ‘SEPAINCASSO’ is van belang als u ook facturen zonder incasso stuurt. Dit Item constateert dat bij niet-incassofacturen de incasso-items niet van toepassing zijn en geeft de opdracht om de items dan niet af te drukken op de factuur.